個人教室の月謝管理表に入れるべき項目まとめ

個人教室の月謝管理表とは

月謝管理表とは、生徒ごとの月謝の請求額や支払状況を 記録するための表です。

ピアノ教室、英会話教室、学習塾、習字教室、 ダンス教室など、毎月決まった月謝を受け取る 個人教室で利用できます。

生徒ごとの月謝状況を一覧で確認する

たとえば、次のような形で管理します。

このような表があれば、 「今月まだ月謝を受け取っていない生徒は誰か」 を確認しやすくなります。

月謝袋だけでは分からなくなる情報もある

現金で月謝を受け取っている教室では、 月謝袋を使っているケースも多いでしょう。 月謝袋は、生徒ごとの支払履歴を確認するには便利です。

一方で、「今月の未払いは何人いるのか」 「教材費をまだ受け取っていない生徒は誰か」 「前月分が不足している生徒はいないか」 といった教室全体の状況を確認するには、 一人ひとりの月謝袋を確認する必要があります。

月謝管理表を併用すると、 生徒ごとの情報を一覧で確認しやすくなります。

月謝管理表に入れるべき基本項目

月謝管理表を作る場合、 最初から多くの項目を作る必要はありません。 まずは、毎月の支払いを確認するために必要な 基本項目を用意します。

生徒名

最初に必要なのが生徒名です。 誰の月謝なのか分からなければ管理できないため、 必須の項目になります。

兄弟や姉妹で同じ教室に通っている場合でも、 それぞれ月謝額や支払状況が異なる可能性があるため、 生徒ごとに記録しておくと管理しやすくなります。

対象年月

月謝を管理するときは、「いつ支払ったか」だけでなく、 「何月分の月謝なのか」も記録しておくことが重要です。

たとえば、9月10日に受け取った8,000円が 必ずしも9月分とは限りません。 8月分の支払いが遅れていた可能性もあります。

そのため、「2026年9月分」「2026年10月分」 といった対象年月を記録しておくと、 何月分まで支払い済みなのか確認しやすくなります。

月謝額

生徒ごとの通常の月謝額を記録します。

• 週1回コース
• 週2回コース
• 30分レッスン
• 60分レッスン
• 小学生コース
• 中学生コース

このようにコースによって月謝額が異なる場合でも、 生徒ごとに月謝額を記録しておけば、 毎回金額を確認する手間を減らせます。

教材費・施設費などの追加費用

教室によっては、通常の月謝以外の費用が 発生することがあります。

• 教材費
• テキスト代
• 設備費
• 冷暖房費
• 発表会費
• 検定料

月謝と一緒に受け取る場合でも、 月謝額とは別の項目として管理しておくと、 後から金額の内訳を確認しやすくなります。

請求金額

その月に実際に支払ってもらう合計金額です。

月謝額と請求金額を分けておけば、 通常とは違う金額になった場合にも 理由を確認しやすくなります。

支払状況

月謝が支払われているかを確認するための項目です。

• 未払い
• 支払済み
• 一部支払い
• 支払い不要
• 確認中

シンプルに管理するのであれば、 「未払い」「支払済み」の2種類でも十分です。

支払日

実際に月謝を受け取った日を記録します。 対象年月と支払日は別々に管理するのがポイントです。

支払方法

複数の支払方法に対応している教室では、 支払方法も記録しておくと便利です。

• 現金
• 銀行振込
• 口座振替
• クレジットカード
• その他

必要に応じて追加したい月謝管理項目

基本項目だけでも月謝管理はできますが、 教室の運営方法によっては追加しておくと 便利な項目があります。

割引・減額

兄弟割引やキャンペーン割引などを行っている場合は、 割引額を別に管理しておくと分かりやすくなります。

最終的な金額だけを記録すると、 数か月後に「なぜこの月だけ金額が違うのか」 が分からなくなる可能性があります。

入金額

実際に受け取った金額を記録します。 通常は請求金額と同じですが、 一部だけ支払いがあった場合などに役立ちます。

未払い金額

請求金額と入金額を管理している場合は、 未払い金額も確認できるようにしておくと便利です。

前月からの不足額

前月の月謝が一部不足していた場合、 その不足分を翌月に持ち越すことがあります。

前月不足分を通常月謝とは別に管理しておけば、 請求金額がいつもより高くなっている理由も確認できます。

備考

個別の事情を記録するために、 備考欄を用意しておくのもおすすめです。

• 10月分と一緒に支払い予定
• 今月は休会
• 教材費1,500円を含む
• 兄弟割引あり

生徒情報として一緒に管理すると便利な項目

月謝管理表とは別に、 生徒情報として管理しておくと便利な項目もあります。

保護者名

子ども向けの教室の場合、 生徒本人ではなく保護者と月謝について やり取りすることが多くなります。

連絡先

電話番号やメールアドレスなどを管理しておけば、 月謝について確認が必要な場合に連絡できます。

ただし、月謝管理に必要のない個人情報まで 必要以上に記録しないようにしましょう。

コース・クラス

複数のコースを運営している場合は、 生徒がどのコースに所属しているのかも 管理しておくと便利です。

• ピアノ30分コース
• 小学生英語クラス
• 週2回コース

通常月謝額

生徒ごとの通常月謝額を生徒情報として 登録しておく方法もあります。 毎月同じ月謝額を受け取るのであれば、 毎月ゼロから金額を入力する必要がなくなります。

入会日・休会・退会状況

現在教室に通っている生徒だけでなく、 休会中や退会済みの生徒を区別できるようにしておくと 管理しやすくなります。

月謝管理表の具体例

月謝管理表を作る場合は、 次のような形にすると分かりやすくなります。

すべての項目が必要というわけではありません。 教室の運営方法に合わせて、 必要な列だけを使うのがおすすめです。

ExcelやGoogleスプレッドシートで月謝管理表を作る方法

月謝管理表は、 ExcelやGoogleスプレッドシートでも作成できます。 生徒数が少ない教室であれば、 まずはシンプルな管理表から始めてもよいでしょう。

1行を「1人×1か月」にする

月謝履歴を残す場合は、 1行につき「1人の生徒の1か月分」を記録する方法が 分かりやすいです。

「生徒1人につき1行」にして毎月上書きすると、 過去の支払状況が分からなくなります。

支払状況をプルダウンにする

「未払い」「支払済み」などを プルダウンで選択できるようにすると、 入力方法を統一しやすくなります。

未払い金額を計算式で出す

請求金額と入金額を管理する場合は、 次の計算式で未払い金額を出せます。

毎回電卓で計算する必要がなくなり、 一部入金があった場合にも残額を確認しやすくなります。

月謝管理でよくある失敗

対象月と支払日を一緒にしてしまう

「9月10日に8,000円を受け取った」 という情報だけでは、 その8,000円が8月分なのか9月分なのか 分からなくなる可能性があります。

「対象月」と「支払日」は別々に管理しておきましょう。

未払いの生徒を把握できなくなる

支払いがあった生徒だけを記録していると、 支払いがない生徒の記録が残りません。

月の初めに対象となる生徒を一覧にしておき、 最初は「未払い」、 受け取ったら「支払済み」へ変更する方法にすると 確認しやすくなります。

金額変更の理由が分からなくなる

通常8,000円の月謝なのに、 ある月だけ10,000円になっていた場合、 合計金額だけでは理由が分からないことがあります。

教材費や前月不足分など、 金額が変わった理由を別項目や備考欄に 残しておくと確認しやすくなります。

前月の不足額が分からなくなる

月謝の一部が不足していた場合、 そのまま翌月になると不足額を 忘れてしまうことがあります。

前月不足額を管理しておけば、 翌月の請求に反映しやすくなります。

月謝管理表と欠席・振替管理は分けて考える

個人教室では、月謝だけでなく 欠席や振替レッスンの管理も必要になります。

ただし、月謝管理と振替管理は別の情報です。 月謝を支払い済みでも、 振替レッスンが1回残っている生徒もいます。

反対に、振替がすべて完了していても、 月謝が未払いというケースも考えられます。

欠席・振替を管理する場合は、 生徒名、欠席日、振替期限、振替予定日、 振替実施状況などを記録します。

欠席・振替管理表に必要な項目については、個人教室の欠席・振替管理表に入れるべき項目まとめも参考にしてください。

生徒数が増えるとExcel管理が大変になる理由

ExcelやGoogleスプレッドシートは、 月謝管理を始めるには便利な方法です。

一方で、生徒数や管理する項目が増えてくると、 更新の負担も増えていきます。

毎月同じ生徒を入力する必要がある

月謝管理では、基本的に毎月同じ生徒について記録します。 生徒数が20人いれば、 毎月20人分の行を用意する必要があります。

前月の情報を確認する必要がある

前月に未払いがある場合や、 一部入金になっている場合は、 前月の表を確認する必要があります。

複数のシートに情報が分かれていると、 確認する手間が増えます。

未払いの生徒を探す必要がある

人数が増えてくると、 表を目で確認するだけでは 未払いを見落とす可能性があります。

スマートフォンでは更新しにくい場合がある

教室では、レッスンの合間に 月謝を受け取ることもあります。

その場でスマートフォンから記録しようとしても、 大きなExcel表では入力しにくいことがあります。 後でまとめて入力しようとして、 そのまま忘れてしまうケースにも注意が必要です。

月謝管理をアプリ化するとできること

生徒数が増えたり、 月謝以外の管理項目が増えてきたりした場合は、 教室管理アプリを利用する方法もあります。

アプリ化すると、たとえば次のような管理が しやすくなります。

• 生徒ごとの月謝額を登録する
• 当月の月謝状況を一覧で確認する
• 支払済み・未払いを管理する
• 前月の情報を利用して翌月分を作る
• 前月の不足額を翌月へ反映する

また、月謝管理だけでなく欠席・振替管理も 一緒に行えるようにすると、 「月謝は支払済みか」 「振替は残っているか」 といった教室運営に必要な情報を まとめて確認できます。

個人教室の月謝管理表はシンプルに始める

個人教室の月謝管理表は、 最初から複雑にする必要はありません。

まずは、次の基本項目から始めるとよいでしょう。

• 生徒名
• 対象年月
• 月謝額
• 請求金額
• 支払状況
• 支払日

教室の運営方法に応じて、 教材費、割引額、入金額、未払い金額、 前月不足額、支払方法、備考などを追加していきます。

生徒数が少ないうちは、 ExcelやGoogleスプレッドシートでも 十分に管理できます。

一方で、生徒数が増えたり、 月謝だけでなく欠席・振替や不足額まで 管理するようになったりすると、 複数の表を確認する手間が増えてきます。

まずは必要な項目を整理し、 自分の教室に合った方法で 月謝管理を始めてみましょう。