小規模教室の生徒管理をExcelから卒業するには
欠席・振替・月謝管理をラクにする方法

小規模教室ではどんな生徒情報を管理する必要がある？

生徒管理というと、生徒名や連絡先をまとめた名簿を イメージするかもしれません。

しかし、実際の教室運営では、名簿以外にもさまざまな情報を 管理する必要があります。

生徒の基本情報

まず必要になるのが、生徒ごとの基本情報です。

• 生徒名
• 保護者名
• 電話番号
• メールアドレス
• 入会日
• 受講しているコース
• 通常のレッスン曜日
• レッスン時間

この程度であれば、Excelでも比較的簡単に管理できます。 1行につき1人の生徒を登録しておけば、一覧表として使うことができます。

欠席・振替の情報

教室管理が複雑になりやすいのが、欠席や振替の管理です。

欠席が発生すると、次のような情報を記録します。

• 欠席した日
• 欠席連絡を受けた日
• 振替対象かどうか
• 振替期限
• 振替予定日
• 振替実施日
• 未消化の振替回数

欠席は一度記録して終わりではありません。 「欠席した」「振替予定が決まった」「振替を実施した」と 状態が変わっていくため、生徒数が増えるほど管理が複雑になります。

月謝・支払いの情報

月謝制の教室では、支払い状況の管理も必要です。

• 月謝額
• 支払い済みかどうか
• 未払い金額
• 前月からの不足分
• 追加料金
• 支払日

欠席・振替と月謝を別々のExcelで管理している場合、 確認するファイルも増えていきます。

生徒名簿だけであればExcelでも管理しやすいですが、 欠席・振替・月謝まで含めると、次第に管理の手間が増えていきます。

Excelでの生徒管理が大変になる理由

Excelは自由度が高く、自分の教室に合わせて表を作れる便利なツールです。

一方で、その自由度の高さが、教室管理では負担になることもあります。

欠席・振替の履歴が増えていく

欠席が少ないうちは、「○月○日 欠席」と記録するだけでも管理できます。

しかし振替を行う場合は、欠席した日だけでなく、 振替期限、振替予定日、振替を実施した日まで管理する必要があります。

欠席・振替管理表にどのような項目を用意すればよいかについては、教室の欠席・振替管理表に入れるべき項目まとめで詳しく紹介しています。

さらに1人の生徒が複数回欠席すると、 同じ生徒について複数の振替が発生します。 そのため、単純な生徒一覧だけでは管理しにくくなっていきます。

振替が残っている生徒を探すのが大変

教室では、「まだ振替が残っている生徒は誰か」を 確認したい場面があります。

Excelの場合、例えば次のような状態を管理します。

• 未振替
• 振替予定
• 振替済み
• 期限切れ

入力ルールが統一されていなかったり、更新を忘れていたりすると、 正確な振替残数がわからなくなることもあります。

振替管理そのものを見直したい場合は、小規模教室の欠席・振替管理をラクにする方法も参考にしてください。

複数のExcelファイルに情報が分かれる

教室運営を続けているうちに、次のようにファイルが 増えていくケースもあります。

すると、「この生徒の欠席履歴はどこにあるのか」 「今月の月謝はどのファイルを見るのか」と、 情報を探す時間が増えてしまいます。

スマートフォンから更新しにくい

小規模教室では、先生自身がレッスンだけでなく、 保護者対応や事務作業も行っていることが少なくありません。

例えば、次のような場面があります。

• レッスン直前にLINEで欠席連絡が届く
• 移動中に保護者から連絡が来る
• レッスン終了後に振替日が決まる

そのたびに「あとでExcelへ入力しよう」とすると、 更新を忘れる原因になります。

Googleスプレッドシートであればスマートフォンからも編集できますが、 小さな画面でセルを操作するのが面倒に感じる場合もあります。

入力忘れや更新漏れが起きやすい

Excelでの管理では、「誰が、いつ、どの項目を更新するか」 というルールも自分で決める必要があります。

例えば、LINEで欠席連絡を受けたあと、 「あとでExcelに入力しよう」と思ったまま忘れてしまうことがあります。

振替を実施しても、Excel上では「未振替」のまま 残ってしまうこともあります。

Excelそのものに問題があるというより、 教室専用の仕組みではないため、 更新作業を先生自身で管理しなければならないことが 負担になりやすいのです。

こんな状態ならExcelから卒業するタイミング

Excelで問題なく管理できているのであれば、 無理に変更する必要はありません。

ただし、次のような状況が増えてきた場合は、 管理方法を見直してもよいタイミングです。

1つ、2つ当てはまる程度であれば、 Excelでも十分運用できるかもしれません。

しかし複数当てはまるようになってきたら、 Excelに合わせて教室を管理するのではなく、 教室管理に合った仕組みを使うことも検討してみましょう。

Excelをやめたら何を使えばよい？

Excel以外にも、小規模教室の生徒管理にはいくつかの方法があります。 教室の規模や必要な機能に合わせて選ぶことが大切です。

紙やノートで管理する

紙の名簿や手帳で管理する方法です。 操作を覚える必要がなく、すぐに始められるのがメリットです。

一方で、生徒数や履歴が増えると情報を探すのが大変になります。 振替が残っている生徒だけを一覧で確認するといった使い方にも 向いていません。

Googleスプレッドシートを使う

Excelから移行しやすい方法として、 Googleスプレッドシートがあります。

インターネット上で管理できるため、 パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも確認できます。 複数の講師で共有することもできます。

ただし、次のような仕組みは自分で作る必要があります。

• 表の設計
• 計算式
• 振替期限の計算
• 振替状況の更新
• 色分けや絞り込み

Excelと比べて便利になる部分はありますが、 「教室管理の仕組みを自分で作る」という点は大きく変わりません。

月謝をExcelやGoogleスプレッドシートで管理する場合に、 どの項目を用意すればよいか迷ったときは、個人教室の月謝管理表に入れるべき項目まとめも参考にしてください。 生徒名、対象月、月謝額、支払状況、支払日、 未払い額、前月からの不足額など、 月謝管理表に入れておきたい項目を具体的に紹介しています。

汎用的な教室管理システムを使う

教室向けの管理システムには、生徒管理だけでなく 次のような機能を備えたものもあります。

• 予約管理
• 決済
• 顧客管理
• メール配信
• 売上管理
• 講師管理

複数の校舎や講師を抱えている教室には便利です。

一方で、生徒数が数十人程度の個人教室では、 「使わない機能が多い」「設定が複雑」と感じる場合もあります。

小規模教室向けの管理アプリを使う

個人教室や小規模教室の場合は、 必要な機能に絞った管理アプリも選択肢になります。

特に日常的によく使うのは、次のような情報です。

• 欠席
• 振替
• 振替期限
• 月謝

すべてを高機能なシステムへ移す必要はありません。 「毎日確認する情報だけを専用アプリへ移す」という方法でも、 管理の負担を減らしやすくなります。

小規模教室の生徒管理に必要な機能

生徒管理アプリを選ぶときは、機能の多さだけで判断する必要はありません。

実際の教室運営でよく使う機能が、 簡単に操作できるかどうかを確認しましょう。

生徒ごとの情報を確認できる

生徒名を探して複数のExcelファイルを開くのではなく、 1人の生徒について必要な情報を確認できると管理しやすくなります。

欠席履歴を残せる

「いつ休んだのか」を記録しておけば、過去の欠席状況を確認できます。 保護者から問い合わせがあったときにも、 履歴を見ながら対応しやすくなります。

振替残数を確認できる

小規模教室では、振替残数の管理が負担になりやすいポイントです。

欠席回数と振替実施回数から、 未消化の振替を確認できる仕組みがあると便利です。

振替期限を確認できる

「翌月末まで」「欠席日から30日以内」など、 教室ごとに振替期限を決めているケースもあります。

期限を一覧で確認できれば、 「気づいたら期限が近づいていた」という状況を減らせます。

振替期限をどのように設定するか迷っている場合は、振替レッスンの期限は何ヶ月にすべき？も参考にしてください。

振替予定を管理できる

振替予定日が決まったら、その情報も記録できると管理しやすくなります。

欠席記録とは別に予定を管理するのではなく、 同じ流れの中で確認できるのが理想です。

月謝状況を管理できる

月謝制の教室では、今月分だけでなく、 未払い、不足分、前月からの繰越なども管理することがあります。

欠席・振替と月謝を別々のExcelに分けている場合は、 確認する場所を減らせる仕組みが便利です。

スマートフォンから使える

個人教室では、事務作業だけの時間を確保するのが 難しい場合があります。

そのため、パソコンを開かなくてもスマートフォンから 確認・更新できることは大きなメリットになります。

教室管理では、機能が多ければ多いほどよいとは限りません。 毎日使う機能を、迷わず操作できることの方が重要です。

Excelから管理アプリへ移行するときの手順

「今までExcelで管理してきたデータを全部移すのは大変そう」 と感じる先生もいるでしょう。

しかし、最初からすべてのデータを移行する必要はありません。 少しずつ切り替える方法がおすすめです。

過去のExcelは削除せず、そのまま保存しておけば、 必要になったときに以前の記録を確認できます。

Excelを卒業すると生徒管理はどう変わる？

Excelから教室管理向けのアプリへ移行すると、 日々の確認方法も変わります。

Excelでは「表を管理する」感覚になりやすいのに対して、 専用アプリでは「生徒ごとの状況を確認する」形に変わります。

特に欠席や振替のように履歴が増えていく情報は、 一覧表だけで管理するよりも、 生徒ごとに整理されている方が確認しやすくなります。

小規模教室向け管理アプリ

欠席・振替・月謝を
Furikae Noteでまとめて管理

Excelや紙に分かれている教室管理を、 シンプルなWebアプリにまとめてみませんか。

• 生徒ごとの欠席・振替履歴を管理
• 未消化の振替を確認
• 振替期限を管理
• 月謝状況をまとめて確認

Furikae Noteなら欠席・振替・月謝をまとめて管理できる

Furikae Noteは、個人教室や小規模教室で負担になりやすい、 欠席・振替・月謝の管理をシンプルにするためのWebアプリです。

生徒管理システムには多くの機能を備えたサービスもありますが、 小規模教室では必ずしもすべての機能が必要とは限りません。

Furikae Noteでは、 日々の教室運営で使うことが多い情報を中心に管理できます。

生徒ごとの欠席・振替履歴を管理

生徒ごとに欠席や振替の記録を残しておくことで、 「いつ休んだのか」「振替を実施したのか」を あとから確認しやすくなります。

Excelの中から該当する行を探す必要がありません。

未消化の振替を確認

欠席が続くと、「誰に何回振替が残っているのか」を 把握するのが大変になります。

Furikae Noteでは、生徒ごとの欠席・振替履歴をもとに管理できるため、 未消化の振替を確認しやすくなります。

振替期限を管理

振替期限を設定している教室では、期限管理も重要です。

振替をいつまでに実施する必要があるのかを記録しておけば、 過去の欠席記録を毎回確認する手間を減らせます。

月謝状況を管理

欠席・振替だけでなく、月謝についても管理できます。

欠席管理と月謝管理を別々のExcelに分けている場合は、 確認する場所を減らすことができます。

パソコン・スマートフォンから確認

Furikae NoteはWeb上で利用するため、 専用のExcelファイルを開かなくても情報を確認できます。

欠席連絡を受けたときや振替日が決まったときなど、 その場で確認・更新しやすくなります。

Excelを完全にやめなくてもよい

「Excelから卒業する」といっても、 Excelを一切使わなくする必要はありません。

ExcelにはExcelが向いている業務があります。

Excelに残してもよい管理

• 年間売上の集計
• 経営資料の作成
• 会計用の集計
• 独自の分析

専用アプリへ移しやすい管理

• 今日の欠席
• 未消化の振替
• 振替期限
• 振替予定
• 月謝状況

これまで作ったExcelを全部捨てる必要はなく、 まずは毎日の管理で負担になっている部分だけを見直してみましょう。

まとめ｜生徒管理が大変になったらExcel以外の方法も検討しよう

Excelは、小規模教室の生徒管理を始めるには便利な方法です。

生徒数が少なく、管理する情報も少ないうちは、 Excelだけでも十分に運用できます。

しかし、生徒が増えて欠席・振替・月謝などの情報が増えてくると、 次のような作業も少しずつ増えていきます。

• 更新する項目が増える
• 複数のファイルを確認する
• 振替残数を計算する
• 振替期限を確認する
• LINEの連絡内容を転記する

「振替が何回残っているかわからない」 「欠席履歴を探すのが大変」 「Excelへの入力を後回しにしてしまう」 と感じることが増えてきたら、 生徒管理の方法を見直すタイミングかもしれません。

最初からすべての管理を変更する必要はありません。

まずは、欠席・振替・月謝など、 毎日確認する情報から専用の管理方法へ移していくと、 無理なく切り替えられます。

Furikae Noteでは、小規模教室で管理が複雑になりやすい 欠席・振替・月謝をまとめて管理できます。

Excelでの生徒管理に負担を感じ始めたら、 教室運営に合った管理方法を検討してみてください。

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